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這三小時你會建起五樣東西
收件匣・看板・號碼表・週期工作清單・一份你真的要交的東西
AI 帶隊三堂課 · 第二堂 AI 專案管理班（PM）
從靠記性，
到靠系統。
不用你記得，它替你記著。
這一堂全程動手。你今天帶走的不是筆記，是一套你自己建起來、明天就能用的東西。
這門課，沿著工作流程走一遍
從收到工作，到交付成果。點選節點，直接前往該單元。
用手邊的工作，
試做一套自己的流程。
用電腦，因為等一下的工具要讀得到你的資料夾。連到螢幕上這個網址，接下來每一段你手上都會有事情做。
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進去之後點「第二堂 AI 專案管理班」
操作方式與資料保存
- 你在頁面上填的東西會留著，關掉分頁再回來還在。它只留在你自己的裝置，不會上傳。
- 另外開一個「讀得到你電腦檔案」的 AI 工具放旁邊（Claude Code 或 Codex 皆可）。今天會一直在這兩個視窗之間切。
✓ 沒有裝置、或連不上的人
暫時無法操作也可以繼續。先看畫面上的案例與流程，課後再用自己的裝置練習。
✍️
「困難不在逐字記錄，在判斷哪些要轉化為行動」
這句是你們課前自己寫的，今天整堂都在解它
在課前收集的問題裡，有一句話寫得比我能講的都準：
「困難不在逐字記錄，
而在於判斷哪些內容
真正需要轉化為行動。」
這句話已經把今天三小時的重點講完了。
會議紀錄不難產出，難的是從一場漫談裡認出哪三件事真的要做、誰做、什麼時候。
這一堂就是在解這一句。
⚖️
AI 接手了「找」跟「記」，沒接手「篩」跟「連」
誰負責、資料能否上雲、工作優先序與成果能否採用，這些判斷更重要了
AI 拿掉的是「找」跟「記」，
沒拿掉「篩」跟「連」。
今天五個階段，都在練怎麼把前後脈絡接起來
它接手了
把錄音變逐字稿、把長文變摘要、把散落的東西撈出來、把格式轉來轉去。
這些工作現在更容易交給 AI 處理。
它沒接手
這件事算誰的、這份能不能上雲、這三件哪一件先做、這句話能不能掛我的名字送出去。
這些判斷更重要，影響也更大。
今天五個階段，都在練怎麼把前後脈絡接起來。
課程會區分研究證據與實務經驗。方法適用的條件與限制，也會一起說明。
🤝
帶 AI 會用到很多管理方法
但它不會主動補齊脈絡，也不擁有業務判斷
🤝
資料先分過級，再交付可用的工作背景
背景越清楚，通用答案越少；敏感內容仍留在允許的位置
完成資料分級後，
再讓它認識你的工作。
這一步做一次，之後每次交辦都省下來
✓ 這跟帶新人一模一樣
新人第一天報到，你不會直接叫他「去把那個處理一下」。
你會先告訴他：我們單位在做什麼、你的位置在哪、有哪些規矩。
少了這一段，他只能依有限脈絡處理，結果更容易偏離你的需要。
⚠ 而且 AI 比新人更需要這一段
新人不懂會回來問你。
若沒要求先釐清，AI 常會用猜的版本補上去，再交出看似完整的結果。
寫一次，
以後每次交辦都貼它
先只寫資料政策允許的通用背景。每開一個新對話，先貼它，再講你要做什麼。
下面已經先幫你填好一組，改成你自己的。
你是誰、你在什麼環境裡
👇 可重用的工作背景，放入合適的 Project、記憶功能或工作區
怎麼用它
- 確認資料分級允許後，再存進合適的 memory、Project 或工作區（也可存成
00_我的工作背景.txt 放工作資料夾最上層）。
- 每次開始先確認它讀到正確版本。換一家 AI、換工作區或背景更新時，重新貼一次並請它覆述。
- 用了幾次之後，把它答錯的地方補進這段裡，這份會越長越準，那就是你的資產。
✓ 最後那一句是重點
「
先用你自己的話覆述一次，確認你抓對了」，這一句會讓你當場看出它有沒有聽懂。
覆述有落差時，可以一起核對背景是否缺漏、指令是否有歧義，或模型是否理解錯誤。
1️⃣
第一階段：進得來
東西要先進得來，後面才有得管
第一階段
進得來
把工作集中記錄，再安排後續處理。
提供資料前，也先確認可使用的範圍。
🚦
貼給 AI 之前先問：這份能不能出去
🟢可上雲 🟡只留內網 🔴只留本機，第三格不進任何外部 AI
在你把任何東西貼給 AI 之前，
先問一句：這份能不能出去。
🟢 可以上雲
已公開的、不含個資的、就算被別人看到也沒關係的。
放心用外部 AI。
🟡 只能留內網
內部作業資訊、還沒定案的東西。
可以數位化，但不提供給外部 AI。
🔴 只留本機
個資、敏感行程、機密。
不進任何外部 AI 服務，這是今天的底線。
✓ 這一段要你帶走的判斷
「不能上雲」不等於「不能被管理」。
第三格的東西一樣可以套命名規矩、一樣可以編號、一樣可以有收件匣，
只是它不出你的機器。
先分級，
再談其他任何事
在提供工作資料前，先確認哪些可用、哪些需保留在原環境。
1
打開你的 AI
一樣開個新對話。
Claude CodeCodex
用一個讀得到你電腦檔案的 AI 工具（Claude Code 或 Codex 皆可），做法一樣、只有介面不同。
開一個新對話，不要接在別的話題後面。
2
想五樣你手邊常碰的東西
不用寫下來，用講的也可以。會議紀錄、名冊、簽核文件、廠商報價、活動照片，你每天在碰的那些。
3
複製指令，檢查 AI 的分類與理由
💬 指令
我要建立一套「哪些資料可以提供給 AI」的分級標準。
分三格：
🟢 可以放心貼給外部 AI
🟡 可以數位化，但不貼給外部 AI
🔴 不進任何外部 AI 服務
我等一下會列五樣我工作上常碰的東西。請你：
1. 幫我各歸一格。
2. 每一樣都要說出「你為什麼放這一格」。
3. 你不確定的，直接說不確定，不要硬歸。
⚠ 只要判斷，不要幫我想解決方案。
為什麼要它說理由：理由能幫助核對分類是否符合實際規範。若理由與單位做法不同，就回查適用規則，再修正分類。
4
把結果整理進下面三格，不同意的就改
你有最終決定權，它只是給你第一版。
⚠ 資料分級不確定時
尚未確認的資料先保留在原環境。查明單位規範與可用範圍後，再決定提供給哪一種工具。
💬
它不會說「我沒聽懂」，它會做出一個很像的東西
同一件事，兩種講法，差在有沒有把「不知道的地方」留給它說
它不會說「我沒聽懂」，
它會做出一個很像的東西。
❌ 只說「整理一下」
三天後才發現：它把「王主管會再確認」寫成「王主管負責」，它沒說謊，它只是補了一個看起來合理的答案。
✅ 指定格式，標示待確認資訊
你
整理成表格：事項、負責人、期限、缺什麼資訊。
沒寫到的留空，不要幫我猜。
你不確定的，寫在「缺什麼資訊」那欄。
AI
做好了。有三處我不確定：
①「王主管會再確認」，沒說他是不是負責人
② 沒有提到期限
③「下次再談」沒有指定日期
表格加上「待確認資訊」欄，就能把缺漏與已知內容分開核對。
📋
同一場會，分開保留會議紀錄與行動事項
紀錄保存當時內容，行動事項持續更新到完成
同一場會，
分開保留紀錄與行動事項。
會議結束時定稿會議紀錄
保存當時談了什麼、做了哪些決定。定稿後不因工作進度而改寫。
完成後歸檔，供日後查核
持續更新行動事項
記錄事項、負責人、期限與目前狀態，直到每一項工作完成。
下次會議先確認進度
負責人仍要在會議中確認。 AI 可以標出尚未指定負責人的事項，但不能替團隊決定由誰承接。
會議紀錄留存決議，行動追蹤表持續更新進度
✓ 為什麼要它分成兩份，而不是你事後自己拆
因為
它抓行動事項的準確度，取決於你有沒有告訴它「什麼叫行動事項」。
判準不明時，「大家討論很久」也可能被列成行動事項。
而你一旦說了「要有動詞、要有人、要有時間，三缺一就標出來」，
它能依逐字內容再掃一次，補出你當下可能沒記到的候選項目；但辨識錯誤與語意誤判仍要人工核對。
展開可複製指令：一份輸入，兩份輸出
我等一下貼一段會議內容給你。請產出**兩個分開的檔案**，不要合併。
【檔案一：會議紀錄】
· 照時序寫，忠實記錄講了什麼
· 這份寫完就定住了，之後不會再改
· 檔名：日期_會議名稱_紀錄
【檔案二：行動事項】
· 只收「真的要有人去做」的事
· 判準：要有動詞、要有人、要有時間。**三個缺任何一個，還是要列出來，但在「缺什麼」那欄標明**
· 欄位：事項 ｜ 負責人 ｜ 期限 ｜ 缺什麼 ｜ 狀態
· 「狀態」這欄一律先填「未開始」
· 檔名：日期_會議名稱_行動事項
三條規則：
1. 純討論、沒有結論的，不要放進檔案二。
2. 不要幫我猜負責人。原文沒指名就留空，並在「缺什麼」寫「沒有指定負責人」。
3. 產完之後告訴我：**這場會有幾件事沒有負責人、幾件沒有期限**。
最後那一句是重點：它會直接告訴你，散會前你該當面問哪幾件
⚠ 會議中要完成的一個確認
每項行動事項都要在散會前確認負責人。AI 可以指出哪些項目還沒有人接，
但承接者必須由與會者當場確認。逐字稿再完整，也補不回這個決定。
錄音怎麼變成可追蹤的會議事項
以 HrJ 自建的本機轉錄流程為例，後續整理仍由人啟動與核對。
轉成文字之後，
核對內容，再整理成會議紀錄。
同一個入口，依錄音語言選模型
在這個自建案例中：
中文、英文 → Whisper large-v3
日文 → kotoba-whisper-bilingual-v1.0
三種語言使用兩個主要模型，不是三個 Agent。
模型做
在本機把錄音轉成文字。這是此案例的設定，不代表所有錄音工具都如此。
你做
確認錄音語言。案例曾以 37 分鐘轉錄 275 分鐘錄音，屬單次結果，不是速度保證。
中文轉臺灣繁體，日文保留原字
此案例在中文轉錄後使用 OpenCC s2twp 做繁體與詞彙轉換；日文略過這一步，避免將日文漢字誤轉。
文字工具做
依語言套用轉換規則。它不是重新聽錄音，也不能保證人名或專有名詞正確。
你做
抽查人名、公司名與中英日混用處。不確定的地方回聽原音。
你把逐字稿交出去，才開始整理
轉錄完成後，由人啟動下一段：把允許處理的逐字稿交給 AI，要求整理「事項、負責人、期限、待確認資訊」，保留原文或時間位置。
AI 做
依原文整理初稿，未提及的欄位留空並標示待確認，不替會議補決定。
你做
選擇可使用的工具與資料範圍。本案例的後半段尚未接成自動流程。
「王主管再確認」不等於「王主管負責」
AI 整理表格 → 你對照原文與錄音 → 補確認事項 → 登記待辦
原文沒有負責人或日期，就詢問相關人員，不能把推測寫成會議決議。
AI 做
列出缺漏及對應原文。轉錄可疑時標記位置，不用通順文字掩蓋不確定。
你做
核對人名、數字、決議、負責人與期限。確認後再放進追蹤表，不能只存逐字稿。
✅
第一階段完成：你有一個入口了
而且交出去之前多了半秒鐘的那個問句
第一階段，
你已經有一個入口了。
而且你在把東西交出去之前，多了半秒鐘的那個問句。
下一階段：東西進來了，但交辦出去之後就沒下文，等於沒進來。
🪓
拆到每一項都答得出三問
做什麼（動詞＋產出物）｜給誰用｜做到什麼程度算好
一件事拆到什麼程度
才算拆完？
每個子項目都包含工作內容、使用對象與完成標準
答案：拆到每一小項都答得出這三問。
① 做什麼
要有動詞，還要有產出物。
例如把「整理資料」寫成「產出一份三欄的廠商比較表」。
② 給誰用
給長官看、給廠商看、還是自己備查。
對象不同，同樣的內容要寫成不同的樣子。
③ 做到什麼程度算好
一頁還是十頁、要不要附出處、可不可以有猜的成分。
尚未確定的條件，可以先和使用者確認。
AI 做得好不好，會受到任務範圍、資料完整度與模型能力共同影響。
🗣
三問講出來，其實只有三句話
不是寫規格書，是把你腦裡本來就有的答案講出來
三問講出來，
其實只有三句話。
不是要你寫規格書。是把你腦裡本來就有、但沒說出口的東西講出來。
AI
好的，我從交通、價格、容納人數三方面分析…（產出兩千字）
同一件事，加上三句話：
你
做什麼：產出一份三欄的場地比較表
給誰用：給主管三分鐘內決定
到什麼程度算好：三個場地、含價格與容納人數、一頁以內、不要敘述
✓ 注意差別在哪
你沒有變得更會下指令，你只是把「做完長什麼樣」講出來了。
這三句對人一樣有效，只是人會回來問，AI 不會。
🆕
沒有要求先釐清，AI 常會直接補完缺口
研究指出，多重 AI 工作流的失敗不只來自模型，也來自交辦、協調與驗證
管 AI，比較像
管一個第一天報到的新人。
帶人
你講一半，他會回來問。不懂的地方他會卡住、會來找你，所以你可以拆得粗。
帶 AI
它不知道你們的潛規則。沒有要求先釐清時，它常會直接補上一個看似合理的答案。
✓ 這不只是模型能力問題
有人分析了七套多重 AI 協作系統、一千六百多段實際執行紀錄，整理出 14 種失敗、分成三大類：
系統設計（規格沒交清楚）、agent 之間協調失準（角色跑掉、前面講過的掉了）、還有驗證不足，
失敗多半不是模型能力問題，是
交辦沒交清楚、沒對齊、沒驗收。
⚠ 也要知道它做不到什麼
新人有他做不到的事，AI 也有。課前有人提到：要它算工程應力算不出來、
要它把說明書變成操作步驟它只會翻譯。
知道邊界在哪，你才不會把時間浪費在逼它做它做不到的事。
拆到
每一項都答得出三問
1
挑一件你手上真的煩的事
從你剛剛的收件匣裡挑。越具體越好。
3
把它拆出來的前三項填進來
填的時候你會發現：第三問最難答。
👇 第二段：這是你剛剛填的三項，已經變成三段可以直接派工的指令
⚠ 卡在第三問是正常的
多數交辦本來就沒講清楚「做到什麼程度算好」，我們平常是靠對方猜。
人猜錯會回來問，AI 猜錯不會，它會很有自信地把錯的方向做到底。
🚧
修改代價越高，檢查點放得越早
真實案例：兩百多頁的政府報告，捏造引註送出去才被抓到
修改代價越高的東西，
檢查點要放得越早。
先檢查一頁的方向，避免整份完成後才重做
仍可逐步修改
文稿、簡報、分析方向。先做再修，不用先想到完美。
執行後不易撤回
發出去的內部文件、印好的東西、訂了的場地。這種要先想清楚、要設關卡、要簽核。
AI 能加快草稿修改，
但正式送出的內容，仍要先確認正確性與影響。
⚠ 這是真的發生過的事
某國際會計師事務所交付一份兩百多頁、約四十四萬澳幣的政府報告，
裡面有
捏造的引註、根本不存在的研究，還有一段掛在某位法官名下的假引言。
事後承認並退了部分費用。
斷點不在 AI 寫錯，在於沒有人在送出去之前驗。
我現在交辦一次
然後當場退它一次
看我怎麼開口、看我退它的時候講什麼。等一下你用自己的事做一次。
👀
看講師示範
看我怎麼開口、看我退它的時候講什麼。等一下你用自己的事做一次。
🎬 講師示範腳本
- 拿一件真的事，說出它的三問（做什麼／給誰／到什麼程度算好）。
- 打字給 AI：「先給我大綱就好，不要寫內文。」
- 它交回來 ， 當場念出我在看哪四件：方向、數字來源、專有名詞、它自己加的東西。
- 挑一個真的問題，當場退回去，並且說清楚為什麼退。
- 第二版回來，指出差在哪。
⚠ 備援：預錄這五步的畫面；網路斷了就放影片。
🙋
AI 動手，負責的人永遠是你
「這是 AI 寫的」在你長官面前不是理由
AI 可以動手，
但負責的人永遠是你。
這一條沒有例外，也不會因為它做得多好而改變
它做得到
寫、查、整理、比對、產草稿。手上的活它全包。
它擔不起
署名、負責、被質詢時回答「這是根據什麼」。這幾件永遠在你身上。
「這是 AI 寫的」在你長官面前不是理由，
就像「這是新人寫的」不能免除核稿的人的責任。
✅
第二階段完成：交辦得出去，也收得回來
而且你知道那道關卡要放在哪
第二階段，
你交辦得出去，也收得回來了。
而且你知道要在哪裡放那道關卡。
下一階段：交辦出去的東西會堆積。
十件事同時在跑，瓶頸不會是 AI，會是你。
四欄，
第四欄是帶 AI 才需要的
先看整體結構，下方看板可以直接操作
下方看板可以直接操作。卡片可以直接拖到別欄，也可以點一下往右移；點右上角的 × 刪掉。
已經先幫你放了幾件常見的事，改成你自己的。
卡片可以直接拖到別欄，也可以點一下往右移
💡 試試看：把「進行中」堆到七件以上，下面會出現什麼。
排完之後按「產生看板設定指令」，就能帶走目前的欄位與規則。
✓ 你剛剛看到的那個數字
這裡用七件示範超量提醒，
不是所有工作的固定上限。
實際可以依工作大小、可用時間與驗收速度調整，讓看板呈現目前負荷。
回去用 Excel 或 Google 試算表做一張就好：四欄各一直行，一件事一列，改狀態就是剪下貼到隔壁欄。第四欄一定要留。
到時間之後，究竟是誰開始做？
案例：每週一 9 點，把上週會議紀錄整理成行動表。
行事曆響 → 你開資料、貼固定指令 → AI 整理。
提醒本身不會讀資料，也不會替你執行工作。
支援的排程工具到點啟動 → 讀指定資料 → 產行動表。先確認執行環境、資料權限與通知都可用。
固定清單與固定指令是做法；真正的排程功能才負責到點啟動。
任務啟動後，主責可派摘要與核對工作，再收件整合。
多 Agent 是分工方式，本身不代表有定時啟動能力。
指定結果位置，例如 88_AI暫存區／本週行動表。回到約定任務對話，附檔案位置與待確認事項。
失敗時通知誰、在哪通知，也要先指定。若工具不能通知，就排人工查執行紀錄。
先手動跑成功，再設近期測試時間；另用不可讀來源測一次失敗，確認通知真的收到。
何時啟動、讀哪裡、結果回哪、失敗找誰。四句都講清楚後再排固定週期。
逐步點選，或聚焦按鈕後用左右方向鍵切換
換你把一件週期工作
寫成每次照跑的做法
挑一件你每週或每月都要做一次的事。先用提醒加固定指令，把輸入與驗收跑順。
① 那件重複的事是什麼
👇 這是你自己的固定指令（存起來，以後只要說「跑週報」）
② 回去做的兩件事（第一層，今天就能用）
- 行事曆開一個每週重複的提醒，標題就寫你剛剛那句「跑週報」。
- 把上面那段指令存在你自己找得到的地方（記事本、備忘錄、釘選的訊息都行）。
✓ 為什麼先從第一層開始
這種做法
依賴少，也容易查出哪一步出了問題。
先用幾次實際工作確認結果與失敗通知，再依穩定程度決定自動執行的範圍。
🤝
排序表是拿來對齊，不是拿來拒絕
把手上的事與排序攤開，更容易請主管一起校準
多位主管同時交辦，
需要一起確認優先順序。
課前提到：「不同主管同時交辦，彼此掌握的資訊、要求及優先順序不一致。」
排序表不是拿來拒絕的
是拿來對齊的。
「我手上有這四件，我的排序是這樣，您看對嗎」比單說「我做不完」更容易對齊。
AI 初分，你裁決
「對哪位主管重要」這種判斷 AI 不知道，也不該知道。
它給草稿，你做決定。
✓ 使用 AI 的方式如何說明
用 AI 產的東西交出去，要不要說？
有實驗發現，同事會把用 AI 的人評為「更懶、更不專業」，
但如果評的人自己也在用 AI，這個扣分就消失了。
另一組研究發現：
被別人抓到你沒說，比你一開始就說，信任掉得更多。✓ 一個很實際的建議
可以一併說明 AI 協助的範圍與人工核對方式。
交付前核對內容、保留數字來源，並確認由誰承接後續修正，
那別人問你「這是 AI 寫的嗎」，你可以很坦然地說「是我用 AI 做的，我核過」。
重點是讓對方知道內容如何產生、如何確認，以及仍有哪些限制。
做錯一次，
先找原因，再留下修正
例：只要表格多一欄，AI 卻把七批全部重跑。先查原因，不先歸責提示詞。
確認是否最新版、原表是否完整。若資料本身錯誤，先補正來源。
保留原出錯樣本，後面用同一份驗證。
是否讀檔失敗？工具是否只能整份重新匯出，無法只改一欄？
能力不足就換合適工具或人工處理，不能靠多寫一句指令解決。
確認是否說清楚只新增一欄、保留其餘內容。確實有歧義，才補固定規則。
請 AI 說明原因與證據；尚未查明就寫不確定。
先跑原出錯樣本，檢查新欄是否正確、其餘欄位是否保留、是否多出新問題。
通過後才處理其餘資料；結果沒過，就回到原因檢查。
把有效修正寫回固定指令或操作流程，附適用條件與一個測試樣本。
不只改好這一份，也讓下次有可沿用、可驗證的做法。
逐步點選，或聚焦按鈕後用左右方向鍵切換
✅
第三階段完成：週期工作有固定做法了
提醒負責啟動，固定指令負責減少每次重講
第三階段，
週期工作有固定做法了。
現在能分清楚：提醒只是啟動，真正的自動執行要看工具、權限與資料是否到位。
下一階段：東西越積越多，找不到就等於沒有。
🔢
「放到 12.04」比「那個資料夾裡面那個」更清楚
號碼對照表本身就是文字檔，AI 與同事都能查同一份
整套長這樣。
其中三個東西是給 AI 用的。
📁 共用槽（最上層）
├── 00_號碼對照表.txt ← 這一份是給 AI 讀的，不是給人讀的
├── 00_分級與禁餵清單.txt ← 哪些不能貼給外部 AI
│
├── 10_會議與紀錄
│ ├── 2026-08-05_業務協調會_紀錄.md （一份紀錄一個檔）
│ └── 2026-08-05_業務協調會_行動事項.md （追蹤的另外拆一個檔）
├── 11_簡報與講義
├── 12_廠商與合約
│ └── 12.04_某某公司 ← 「放到 12.04」就是指這裡
├── 13_請款與單據
│
├── 20_專案A 21_專案B 22_專案C
├── 30_法規與參考 31_範本
│
├── 88_AI暫存區 ← AI 只能寫進這裡，人核過才搬進正式區
└── 99_已結案 ← 結束的整包搬進來，不刪
兩個編號是給 AI 用的，人不太會注意到：
最上層那兩個 00 開頭的純文字檔，是 AI 每次分類時的依據；88 暫存區是 AI 唯一有寫入權的地方。
沒有這三樣，AI 每次分類的結果都會不一樣。
✓ 人看到的跟 AI 看到的不一樣
人看資料夾名稱就懂了。
AI 看不到「你心裡的分類邏輯」，它只看得到你寫下來的那份文字檔。
沒有那份檔，它每次都要重新猜一遍，所以每次結果都不一樣。
給每件事一個找得到的把手
這不是要求你換制度。先點開四條參考做法，看它怎麼讓你少翻訊息、少重做。
一份公文後來衍生出一場說明會。公文與活動各拿一個號，再用關聯串起來，才不會一件辦完、一件還沒，卻說不清整號算不算結案。
AI 做
讀內容，提醒你這裡其實有兩件可獨立追蹤的事，草擬關聯。
114 年第 037 號辦完了。資料保留在已結案區，下一件拿 038。半年後再看到 037，仍只指向同一件事。
AI 做
發新號時跳過用過的號，結案項標狀態但不抹掉紀錄。
主管問「035 到哪了？」不用翻信、便利貼與三份 Excel。所有人都回到同一張編碼表查，能更快接著談。
檔名叫「會議紀錄」，內容卻有一筆已拍板的支出。只看名字會把它當存查，讀內容才知道這是一件要追的事。
AI 做
從內容找出決議、待辦與可能要另立追蹤的事項。
點一條，先看具體情境，再分清楚 AI 做什麼、你決定什麼
把一筆新資訊，
接回同一份正式資料
例：名片顯示合作窗口換了公司，但電話是否沿用還不知道。
同時提供新名片與原頁相關列。只給頁名，還不能比對舊值。
公司：舊公司 → 新公司，來源為名片。電話：保留舊值並標待確認。
確認同一人後，由頁面負責人採用已核欄位，保留來源、日期與版本紀錄。
逐步點選，或聚焦按鈕後用左右方向鍵切換
可複製指令
來源與日期：【填寫，附新資料】
正式頁面：【填網址或位置，附目前相關列】
先產「欄位／原值／建議新值／來源／待確認事項」差異表，不覆蓋原頁。
疑似同名並列，不自行合併；不要補姓名、公司或電話。
我確認後，由頁面負責人更新已核欄位並保留版本紀錄；更新後再讀回核對。
🔍
固定週期啟動一次巡檢
排程支援時可到點執行，不支援時用提醒手動啟動；只提報、不自動修
整理方法若只靠人記得，
忙起來就容易中斷。
重點是固定週期與一致的檢查格式，不是假裝所有環境都能全自動
把巡檢排進固定週期，每次都用同一份規則檢查。
它去掃什麼
放錯區的、重複編號的、沒人管的孤兒檔、停太久沒動的待辦、
疑似含個資卻放在開放區的檔案。
它不做什麼
只提報，不自動修。
它列「這十二個我認為放錯了，理由是什麼」，逐項核對的是你。
✓ 今天帶走的做法
能排程就設定排程；不能排程，就設提醒並保留固定指令。
先看證據，
再判斷哪一筆有問題
教學模擬：下方只播放預先寫好的案例，不會讀取或掃描你的檔案。
這次提供的盤點資料
預算.xlsx：放在 10_會議，規則指定 13_預算。
規格確認：進行中 23 天，備註「等廠商 9/20 回覆」。
這次沒有的資料
聯絡名冊.xlsx：沒有分享權限資料。
舊範本.docx：8 個月未更新，沒有引用紀錄。
目前在 10_會議，規則指定 13_預算，疑似放錯。先核對檔案實際用途，再決定是否搬移。
進行中 23 天，但備註已寫明等待 9/20 回覆。先核實等待狀態，不憑天數催辦。
名冊缺分享權限，範本缺引用紀錄。兩項均無法判斷，列出待補資料，不猜它公開或沒人用。
核對預算用途，補查名冊分享範圍與範本引用。確認前不改檔；確認後記錄處理結果。
每次點一步。這是預寫教學案例，不會實際掃描。
可複製指令
依我提供的規則與盤點資料檢查。每項列：檔案／疑點／對應證據／缺少的資料／建議下一步。
請先確認清單包含哪些欄位。只有檔名，不能判斷分享權限、引用關係或工作是否停滯。
缺欄位就寫「無法判斷」，不要推測。只提報，不搬移、不改名。
【貼上分類規則與盤點資料】
☣️
它會讀到自己寫的東西，並且當成事實
知識庫看起來越來越豐富，可信度卻在掉，而且沒有跡象
單次的錯很好發現。
真正麻煩的是它會回頭讀自己。
污染會複利：每繞一圈，它就更像是有來源的
AI 寫進你的知識庫之後，下次它會讀到自己寫的東西，並且當成事實。
三個月後你查資料，它引用一則「來源」給你，那則其實是它上上次的推測。
你的知識庫看起來越來越豐富，
可信度卻在下降，而且沒有任何跡象。
① 進入控制
AI 只能寫進暫存區，正本要人核過才進。
就是你們的「草稿不歸檔、定稿才入庫」。
② 標示控制
每一則標三件事：誰寫的、什麼時候、根據什麼。
③ 原始素材依規則留存
依保存目的、期限與權限管理錄音、原文與掃描檔。
至少在驗證衍生內容前，保留可追溯來源。
倒推：
從十一月往回看
今天不寫完它。今天把骨架立起來，然後倒推你從現在起該多留什麼。
① 你今年躲不掉的那份東西
收口前，自己刪一次
大綱回來後逐節問：
「這節是我真的需要，還是 AI 自動補得很像一份完整報告？」
把你沒有資料、也不需要交的章節刪掉。報告骨架寧可精簡，不要年底才發現每一格都得硬補。
② 它回你的那張清單，填進來
⚠ 直接說「幫我畫個圖」，它只能猜
先講
你要回答什麼問題，再看資料能不能回答。圖的型式才不會一開始就把答案畫死。
✓ 這是今天唯一往前看的練習
前面幾個都在解決眼前的亂。
這一個是在替交件前的你少掉回頭翻資料、重做表格的時間。
⚠️
整理系統也可能變成延後困難工作的藉口
AI 能縮短查找與整理，但核心判斷仍要由人完成
最後講一句
跟今天所有內容相反的話。
整理系統很容易變成迴避真正困難工作的體面藉口，
桌面很乾淨、資料夾很整齊、編號很漂亮，而該想的事一件都沒想。
⚠ 一個很有名的例子
有位電腦科學家從一九九〇年起記錄自己所有的數位活動，能力跟資料量都是頂級的。
十幾年下來，主要的產出是一張
自畫像，晚上九點打電話的機率是多少、按了多少次退格鍵。
不是新的理解。因為他沒有先問一個問題。使用限制
AI 可以縮短查找、比對與初稿時間，但不會替你決定真正要回答的問題。
誰跟你保證有一套系統就會產生洞見，那句話目前沒有根據。
🗺️
同一個研討會，從需求進來一路走到結案
五個階段不是五招，是同一條工作流
一個真專案，
從頭到尾只走一條路。
案例：9 月開始籌備，11 月辦一場 100 人年度研討會，12 月完成結案。
需求不用重抄、背景不用重講、變更不用重找，結案也不用從空白開始。
辦一場 100 人研討會：
七個節點，各省一段來回
以一場活動為例，查看各階段如何分工，以及工作如何從前一步交到下一步。
你說「11 月辦一場 100 人年度研討會」。AI 先讀你提供的活動範本，拆出場地、議程、報名、餐飲與成果手冊等工作初稿。
你做
定目標與範圍，尤其是這次不做什麼；確認拆法可用。
以前要翻往來信才想起印刷廠也要先通知。若工具已連上核准的信件與逐字稿，AI 可以把相關的人和角色先整理出來。
AI 做
從核准的資料範圍整理「誰出現過、談過什麼」的初稿。
你做
確認誰真的負責、誰只要知會，以及信裡沒寫出的協作關係。
場地沒定，通知就不能發；講者未確認，議程就不能定稿。把工單交給 AI，它先產一份里程碑表。
你做
確認哪些真的互相卡住、哪些能並行，調整關鍵日期。
主場地若臨時不能用，你需要候補場地、備援講者與同類活動常見問題。AI 可以先找資料並整理成比較。
你做
抽驗來源，判斷哪個方案在你的預算與流程裡真的可行。
講者臨時取消。你把變更說清楚，AI 列出受影響的議程、印刷與報名頁，並草擬通知。
AI 做
重排受影響工作，產給參加者與講者的通知草稿。
你做
決定換人、併場或改時段；確認內容後，再由你寄出。
每週盤點哪張卡片停住、哪個里程碑快到。若帳號與環境支援排程，可以讓同一份盤點指令到點執行；不支援時，就用行事曆提醒自己貼一次。
AI 做
照固定格式彙整進度，列出下一步不明的項目。
你做
判斷是否真卡住。已有下一步或在等外部回覆的，不必重複催。
活動辦完後，AI 從已整理的素材產出結案簡報與問卷分析初稿，不必重新翻完所有訊息。
AI 做
整理素材、計算你提供的數據、產結案初稿並標出缺口。
你做
驗證數字、補上判斷與詮釋，確認這份才是可交付版本。
用滑鼠點選，或聚焦按鈕後用左右方向鍵切換節點
↔️
少掉的不是工作，是重複的來回與重做
把省下來的力氣留給判斷、拍板與協調
同一件事，
現在少走哪些冤枉路？
AI 不是多一套工作。它協助處理原本需要反覆整理的工作。
五個做法，
各少一次重找或重做
點一項，看輸入怎麼變成下一個人用得到的結果。
找一封已知信件試查 → 確認工作區同步範圍與日期 → 再處理整批。多個帳號不必為了 AI 重搬一次。
交回檔案是已產出 → 提交給指定人是待審 → 人核可才已驗收 → 真正交付且有紀錄才已送出。
AI 做
附產物、版本及待確認事項，照實回報目前狀態。
你做
派工時定完成標準；驗過再改狀態，送出後留下交付紀錄。
例：主管決定本次不做直播。當場在專案共用頁登記 D-03：日期、拍板人、決定、理由、受影響工單。再把 D-03 加回直播與預算工單。
AI 做
依 D-03 查回決定，列出哪些工單要跟著調整。
你做
確認紀錄符合拍板原意；若後來改口，新增取代紀錄並保留舊決定。
提供明天固定會議、可用時段、待辦期限與估時 → AI 排草案 → 人刪減承諾 → 留下一張明日卡。
AI 做
標出時段衝突、等待前置工作的項目；估時不明就問。
你做
校準估時與優先序，留下緩衝；排不進去的明確延後。
把原要求、原始資料與待驗版本一起交給另一段獨立對話 → 收到具體差異 → 修正 → 重測原錯例。
AI 做
逐項列符合或不符合及證據，不只讀作者自己的完成說明。
你做
核對兩邊意見衝突；確認原錯已消失、新問題沒被帶進來。
點選做法，或聚焦按鈕後用左右方向鍵切換
🎯
AI 接重複工作，你把時間留給重要判斷
今天五個階段，都是為了少翻、少等、少重做
把重複的來回交出去，
把時間留給真正的專案判斷。
AI 先做
讀資料、拆初稿、轉格式、比對差異、整理成可檢查的產出。
你再決定
範圍、優先序、例外、是否可用，以及要不要真的送出。
系統留下來
把決定、最新版與下次要沿用的做法放回固定位置。
五個階段，只有一個目的
收件匣讓需求少漏接，工單讓交辦少猜測，看板讓進度少追問，知識頁讓資料少重找，報告骨架讓結案少重做。
效率不是讓 AI 全部接手，而是每一步都少掉一個不必要的下一動作。
🌱
回去先做一件事：把入口收成一個
從每天最常漏接的來源開始，先集中，再整理
把散在各處的待辦，
集中到同一個收件匣。
挑每天最常漏接的來源，先集中到同一個收件匣。
明天再用今天的格式，把它整理成可追的行動項。
先把一段工作跑順，再決定下一段要接哪裡。